Mandamiento 3: Normas Básicas de Desarrollo

En este artículo, el tercero del Manual de Buenas Prácticas de Excel, voy a proporcionar varios pequeños consejos que, si los respeta, le acabarán ahorrando mucho tiempo y disgustos con la hoja de cálculo.

Tercer Mandamiento: RESPETARÉ LAS NORMAS BÁSICAS DE "CIRCULACIÓN"

Una vez dedicado el tiempo necesario para pensar el modelo que vamos a desarrollar (véase Mandamiento 2), deberíamos tener más o menos claro cuál va a ser la estructura y distribución de la Entrada y Salida de Datos de dicho modelo (véase Mandamiento 1). Así las cosas, ha llegado el momento de ponerse manos a la obra. A partir de aquí es muy importante ser tremendamente ordenado y metódico y es también muy importante seguir lo que yo denomino las Normas Básicas de Circulación. Esto es, una serie de pequeñas normas que aparentemente no tienen mayor importancia pero, créame, la tienen y mucha...

1. Diferencie con colores las Entradas de las Salidas de Datos.- La importancia de separar perfectamente la Entrada de la Salida de Datos ya ha sido comentada en el primer mandamiento de nuestra pequeña Biblia. Una vez hecho esto le recomiendo que utilice algún código de colores que le ayude a identificarlas de manera sencilla e inmediata. De esta forma, el usuario, que en muchas ocasiones será más de uno, sabrá de forma intuitiva y clara qué celdas puede tocar y cuáles no. Por ejemplo, ponga Fuente de color azul y negrita para aquellas celdas que contengan DATOS (además puede destacar los rótulos de los datos con un color de fondo granate y texto en blanco o color de fondo naranja y texto en azul, etcétera). Mantenga el color de Fuente negro y sin relleno para las celdas que contengan fórmulas (los rótulos de éstas puede destacarlos con trama gris, por ejemplo).

2. Deje la decoración para el final.- Una práctica muy habitual entre los usuarios de hoja de cálculo es comenzar un nuevo modelo dedicándole una buena dosis de tiempo a "decorar la hoja", con tareas como cambiar alineaciones de las celdas; rellenar con esta gama de colores que tanto me gusta; un poco de negrita por aquí; otro poco de cursiva por allá; unas cuantas celdas combinadas; y, como no, un buen chorro de bordes para remarcar mis tablas y celdas importantes... NO pierda más el tiempo. Dedíquese primero a formular y cuando termine ya decorará su modelo. De esta manera no perderá el tiempo cuando tenga que copiar y pegar fórmulas, o insertar filas y/o columnas, y comience a arrastrar formatos no deseados, con lo que se verá obligado a borrarlos y rehacerlos o a ingeniárselas para que al realizar dicho pegado no copie los formatos.

3. No cambie la alineación inicial de las celdas.- Como es bien sabido, y para reforzar el punto anterior, Excel nos permite diferenciar rápidamente entre una entrada de texto y una valor con tan sólo observar dónde alinea la entrada. Si al introducir un dato lo alinea a la izquierda entonces sabremos automáticamente que se trata de un texto. Si lo alinea a la derecha entonces sabremos que se trata de un número. Este pequeño detalle puede parecer baladí, pero toda ayuda es poca para detectar posibles errores en nuestros modelos y, en consecuencia, perder el mínimo tiempo posible en su corrección. Por poner un ejemplo de un error muy frecuente, pruebe a introducir 4,45 y 4.45 en dos celdas diferentes y verá como las alinea de diferente manera:

4. Formule en minúsculas.- Otra "mini ayuda" de Excel, quizás menos conocida que la anterior, es que si escribimos los nombres de las funciones y/o celdas en minúsculas correctamente, al pulsar enter, tras terminar nuestra fórmula, convierte dicho nombre y referencias en mayúsculas. En caso de no hacerlo será porque hemos introducido mal el nombre de la función y/o de las celdas. Pruebe a introducir en cualquier celda la fórmula: =suma(f3:f8) y verá que tras pulsar enter Excel la transforma en =SUMA(F3:F8) Pruebe a escribir, por ejemplo, sumar(f3:f8) y verá que le devolverá el error #¿NOMBRE? y que mantendrá la función (sumar) en minúsculas.

5. Utilice Centrar en la selección en vez de Combinar celdas.- Esta es una práctica también muy extendida (la de utilizar Combinar celdas) y que desaconsejo terminantemente ya que genera, como sabrá el usuario que las utilice, muchos problemas posteriores. En vez de esta opción seleccione las celdas en las que quiere centrar un rótulo y vaya al menú Formato/Celdas/Alineación/Horizontal y seleccione Centrar en la selección. El aspecto final será exactamente el mismo:

Pruebe a realizarlo en una hoja y verá que con celdas combinadas, al hacer clic encima, Excel selecciona B2 y C2 como una única celda, mientras que al hacerlo con celdas centradas puede hacer clic en B4 y en C4 independientemente. Esta pequeña "tontería" le evitará el insufrible mensaje de "esta operación requiere que las celdas a combinar tengan el mismo tamaño..."

6. Utilice Nombres de rango en vez de referencias.- Como habrá podido comprobar en muchos de los artículos de este blog, siempre que puedo utilizo Nombres de Rango en las fórmulas en vez de las celdas a las que hace referencia dicho rango. Esta práctica le permitirá, entre otras cosas:

a) Localizar rápidamente la ubicación de sus tablas: Si le da nombre a sus tablas sólo tendrá que abrir el Cuadro de Nombres (es el cuadro desplegable que se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas) y hacerle clic encima del nombre en cuestión y automáticamente le llevará a la hoja (dentro del libro) y zona donde se encuentre.

b) Hacer fórmulas más intuitivas e inteligibles: La comprensión de las fórmulas, especialmente cuando tienen un tamaño considerable, resulta más sencilla si utilizamos nombres de rango en vez de referencias de celdas. Esto permite también localizar posibles errores con más facilidad.

c) Aprovechar los nombres para optimizar la formulación: Puede ver numerosos ejemplos de este apartado consultando las funciones BUSCARV, COINCIDIR ó INDIRECTO (entre otras) en las etiquetas de este blog.

7. Compruebe cada fórmula que desarrolle nada más terminarla.- Esta es una norma en la que insisto constantemente a mis alumnos (que paciencia tienen conmigo...). Cada vez que realicemos una fórmula es importante que "perdamos el tiempo" en comprobar que funciona correctamente. Si esperamos al final para ver si las, por ejemplo, 60 fórmulas que componen mi modelo funcionan correctamente, ya le digo yo que va a ser que no... y entonces sí que puede suponernos un quebradero de cabeza muy considerable el detectar en dónde nos hemos equivocado (y si algo demuestra la experiencia es que, por mucho que se sepa de esto, equivocarnos nos equivocamos todos)

8. Minimice el uso el teclado.- Cuanto más teclee más probabilidad existirá de que se equivoque al formular. Un ejemplo muy tonto para que se entienda: la fórmula =A1+A2 le recomiendo que no la haga escribiendo A1 y A2 con el teclado. Mejor haga clic en A1 y en A2. Lo mismo al trabajar con rangos. Seleccione el rango en vez de escribir a mano, por ejemplo, A1:A20.

9. Mantenga estructuras uniformes en sus salidas de datos.- Esto le permitirá ahorrarse muchas fórmulas ya que las podrá copiar y pegar en vez de tener que desarrollarlas nuevamente. Un ejemplo típico es una cuenta de resultados:

Fíjese que en esta cuenta de resultados los subtotales: Margen Bruto, BAIT, BAT y Beneficio Neto, siguen la misma disposición: una cifra menos otra igual a un subtotal. Esto nos permitirá copiar la fórmula de B5, que es =B3-B4, y pegarla directamente en B7, B9 y B11. Con una fórmula resolvemos cuatro.

Si por el contrario se dedica a montar modelos aparentemente más vistosos (aunque el de la siguiente imagen no se puede decir que lo sea especialmente) y a dejar espacios por aquí y por allá para que, como he oído en ocasiones, "se vea todo más claro y más limpio" pues se verá obligado a formular más de lo necesario, ya que no podrá copiar y pegar como acabamos de hacer en el ejemplo anterior.

Finalmente me gustaría citar otra "Norma de Circulación" que desarrollaré en un artículo exclusivo, dada la elevada importancia que en mi opinión tiene. A saber: Utilice siempre que pueda Listas/Tablas (listas en versiones anteriores a Excel 2007 y Tablas en Excel 2007) para introducir datos y fórmulas en sus modelos. Esto le permitirá aplicar posteriormente todo el potencial de, por ejemplo, Tablas Dinámicas, funciones de Bases de Datos, etcétera. Pero esto, como hemos dicho, será objeto de otro artículo.

Mandamiento 2: Pensando el Modelo

Continuando con nuestro pequeño manual de buenas prácticas en Excel, hoy abordaré el "segundo mandamiento" de nuestra particular Biblia. Vaya por delante que la cuestión que trataremos no es tan tangible como muchas otras que nos ocuparán más adelante, pero espero que sepa darle la importancia que tiene que, créame, es mucha.

Segundo Mandamiento: ANTES DE TECLEAR ME DEDICARÉ A PENSAR

Evidente ¿no? Pues lo cierto es que este es el segundo pecado grave que cometen muchísimos usuarios de Excel. Antes de empezar a desarrollar cualquier modelo en una hoja de cálculo debemos emplear el tiempo que sea necesario para tener muy claro en dónde estamos y a dónde queremos llegar. En caso contrario, y teniendo en cuenta la ley de Murphy, acabaremos realizando el planteamiento menos flexible y que más nos complique la existencia cuando queramos sacar partido a nuestro modelo.

Muchos expertos recomiendan la técnica denominada 80/20, que significa dedicarle el 80% del tiempo a pensar y el 20% a "ejecutar". Sin ánimo de entrar en mayores discusiones y mucho menos de ofender a nadie (y menos a los expertos...) esta teoría me parece eso... una teoría. Cualquier profesional que utilice diariamente las hoja de cálculo sabe que, entre otras cosas, es muy difícil, por no decir imposible, estimar el tiempo que le llevará desarrollar un modelo y, en consecuencia, más difícil todavía calcular el 80%-20% de una cifra que desconozco (aun siendo un fenómeno con la hoja de cálculo). En cualquier caso, me gustaría que nos quedásemos con la idea de fondo implícita en esta teoría en el sentido de otorgarle verdadera importancia, tanto en calidad como en cantidad, al tiempo prestado para plantear lo que quiero hacer y a dónde quiero llegar. Sé que muchos pensaréis que ya os gustaría tener tiempo para pensar... pero si volvéis a leer esta última frase os daréis cuenta de que entonces algo no funciona...

Como siempre, permitidme que utilice un par de ejemplos muy sencillos pero que creo que ilustran de manera clara el problema del que estamos hablando (y recordad que si en lo sencillo ya se complica la cosa, cuando ésta sea compleja qué os voy a contar...).

a) Supongamos que deseamos realizar una estimación de la evolución de nuestras ventas en los próximos cuatro años. Partiendo de la cifra de ventas del año cero vamos a aplicar un porcentaje de crecimiento de ventas distinto para cada año. La salida de datos deseamos que sea en horizontal, es decir, el rótulo de "ventas estimadas" en fila y los rótulos de los años, con sus correspondientes cifras, en varias columnas:

Si me pongo a teclear inmediatamente, sin pensar siquiera un segundo, lo más normal es que plantee la entrada de datos de la siguiente forma:

Con este planteamiento enseguida advertiremos que necesitaremos plantear 5 fórmulas para obtener nuestra estimación cuando, en realidad, con 2 es más que suficiente. Puedo comprobarlo planteando esta otra entrada de datos:

b) Para el siguiente ejemplo vamos a recuperar la entrada de datos que planteamos en el artículo "Cálculo de cuotas hipotecarias y Buscar Objetivo", y que puede ver a continuación:

Fíjese que en esta Entrada de Datos contemplamos, entre otros, el concepto "Nº de Pagos al Año" ¿Por qué? Porque aunque la periodicidad de pago más habitual es la mensual (12 pagos al año) podría interesarnos calcular la cuota resultante para pagos bimestrales, trimestrales, semestrales o incluso anuales. Como hemos sido buenos "fieles", y cumplido por tanto con el segundo mandamiento, nos hemos anticipado y pensado previamente qué análisis o información podría requerir de este modelo. Y es por ello que realizar este tipo de cálculos sólo nos supondrá el "cansino" trabajo de modificar el número existente en la celda B5. Por desgracia (por no pararse a pensar un poco), en la mayoría de los casos los usuarios habrán planteado el modelo dividiendo y multiplicando (dependiendo del argumento en cuestión) por 12.

Saber de antemano todo lo que voy a necesitar de un modelo es imposible. Pero entre saberlo todo y dedicarle un tiempo razonable a plantearnos cuestiones tales como ¿qué información voy a necesitar? ¿Con que detalle? ¿Con que periodicidad? ¿Cuántas personas van a "manipular" este modelo? etcétera, hay una diferencia muy importante. Y créame que la experiencia demuestra que ese será un tiempo muy bien invertido y que le ahorrará muchos problemas y, por supuesto, tiempo. Y es que pensar, al final, no va a ser tan malo...

Mandamiento 1: Modelo Entrada-Salida de Datos

El problema fundamental de una grandísima mayoría de usuarios de Excel es que comienzan mal desde el principio, con lo que el resultado final ya os lo podéis imaginar...

Sé que parece una sentencia un poco fuerte como entrante, pero os propongo que abramos apetito rápidamente para atacar al plato sin miramientos...

Tal y como prometí en "Búsqueda de elementos idénticos en distintas tablas", voy a dedicar, con vuestro permiso y espero que interés, varios artículos a explicar lo que, en mi opinión, son cuestiones fundamentales a la hora de ponerse a trabajar con la hoja de cálculo. El objetivo es muy sencillo: obtener el máximo rendimiento con el menor esfuerzo posible. Para alcanzar esta meta es necesario respetar algunas reglas que poco a poco intentaré desgranar. Probablemente -seguro- algunas de ellas ya las estaréis aplicando. Otras os parecerán evidentes o una pérdida innecesaria de tiempo (a éstas, por cierto, son a las que más temo...). En cualquier caso, voy a tratar de elaborar un pequeño manual de buenas prácticas de Excel que nos ayude a sacarle mucho más jugo a una de las herramientas más útiles que existen y, sin embargo, tan desaprovechada. Manos a la obra...

Primer Mandamiento: JAMÁS INTRODUCIRÉ DATOS EN LAS FÓRMULAS

Este es el primer mandamiento porque, en mi opinión, es el más importante de todos y uno de los menos respetados. En mis más de trece años de experiencia docente en las aulas del IE Business School he constatado que este "pecado mortal" lo cometen todo tipo de usuarios: los principiantes, los de nivel medio y los que piensan que son usuarios avanzados... Y lo más curioso de este pecado es que muy frecuentemente se cobija bajo el triste argumento "es que voy con prisas y no puedo perder el tiempo con virguerías innecesarias... Si eso, ya luego lo corrijo..." ¿Virguerías? ¿Innecesarias? ¿Luego lo corrijo? El principio del fin...

La clave de partida para el buen uso de la hoja de cálculo es utilizar el Modelo Entrada-Salida de Datos. Y dice así: Los datos deben estar separados de las fórmulas y las fórmulas de los datos. Nuestra hoja debe de estar planteada por un lado con una zona (o varias) donde tengamos los datos -valores- (cifras, porcentajes, nombres de productos, nombres de empleados, etcétera) y, por otro lado, con otra/s zona/s donde desarrollemos nuestras fórmulas que nos proporcionarán los resultados finales buscados. Dentro de estas fórmulas jamás debe aparecer un dato. Dicho dato deberá contemplarse en la zona de Entrada mientras que en las fórmulas haremos referencia a la celda donde se encuentre. A continuación propongo algunos ejemplos muy sencillos pero que creo que ilustran perfectamente lo que se debe y lo que no se debe hacer:

Evidentemente, los modelos que manejamos a diario son más complicados y/o extensos que estos sencillos casos ¡Razón de más para respetar este mandamiento hasta la exageración! Para que lo vea de una forma práctica plantéese las siguientes situaciones en nuestro segundo ejemplo:

1. He confundido la cifra de ventas del año cero y debo modificarla. Si ha respetado el primer mandamiento sólo tendrá que ir a la celda B10 y sustituir por la cifra correcta. Trabajo terminado en un par de segundos. Si ha introducido la cifra 1.850€ en una o varias celdas en las fórmulas ¿qué deberá hacer? Efectivamente, buscarlas y modificarlas una a una (y que no se le olvide ninguna...)

2. Quiero comprobar como afectaría al margen bruto del año 1 una reducción del CMV hasta el 55% sobre la cifra de ventas. Con el Modelo Entrada-Salida de Datos vamos a B12 y simplemente escribimos la nueva cifra (55%). Si por el contrario ha decidido, por aquello de no perder tiempo y todo ese rollo, escribir el 67% dentro de las fórmulas... mal asunto.

3. Quiero plantear distintos escenarios para mi estimación de ventas. Si lo ha hecho correctamente podrá utilizar de una manera tremendamente sencilla la herramienta Escenarios. En caso contrario, simplemente no podrá utilizarla y, probablemente, optará por empezar a insertar nuevas hojas; copiar y pegar el modelo; sustituir valores; etcétera (y esto no es perder el tiempo, claro...).

Y así podríamos seguir con infinidad de situaciones cotidianas que hacen que Excel, más que un amigo, se acabe convirtiendo en una pesadilla.

Este mal uso de la hoja de cálculo es absolutamente frecuente y lo he comprobado tanto en los modelos que me presentan mis alumnos como en muchos de los trabajos de consultoría que he realizado en diversas empresas. El resultado son horas y horas dedicadas a la búsqueda de errores; desconfianza en nuestros propios modelos (es muy típico encontrarse usuarios de Excel con una calculadora al lado para comprobar que los resultados están bien); tener que empezar desde cero nuevamente un modelo porque ya no sabemos ni lo que contempla ni lo que calcula ni cómo lo hace; etcétera. En resumen, horas y más horas innecesarias e ineficientes cuando la solución, como ha visto, es muy sencilla. Por favor, hacedme caso, cumplid con el primer mandamiento y seréis recompensados...