Cálculo Acumulados con Referencias Mixtas

"Me gustaría me dijeses como puedo realizar acumulados parciales para poder compararlos. Me explico; tengo una hoja con las ventas realizadas, en las columnas los meses y el total año, y en las filas los años (2009, 2010, 2011...). Me gustaría hacer otra columna que acumule parcialmente al último dato introducido, es decir, si el último dato que tengo es agosto 2011, que en la columna de acumulado me refleje el acumulado por año al mes de agosto para poder comparar un año con otro".

La solución es bastante sencilla utilizando un condicional y las Referencias Mixtas dentro de la función SUMA. Empecemos por el ejemplo de partida:

Lo que queremos conseguir es replicar la tabla de la imagen pero que vaya presentando la cifra de ventas acumulada para cada mes de cada año, a medida que vayamos introduciendo nuevos datos. Para ello primero creamos la tabla que se muestra a continuación:

Nos situamos en la celda H5 y escribimos la siguiente y única fórmula (cosa posible gracias al correcto uso de las referencias mixtas):

=SI($E5="";"";SUMA(B$5:B5))

Podemos copiar esta fórmula para el resto de la tabla y problema resuelto. Cuando vayamos introduciendo el último dato de ventas, en nuestro ejemplo agosto 2011, nos irá mostrando las cifras de ventas acumuladas para los distintos años y meses hasta agosto 2011:

Sumar Matrices

"Me gustaría saber qué métodos se pueden aplicar para sumar y restar matrices".

Básicamente podemos utilizar dos métodos. Cualquiera de los dos son muy sencillos. A saber:

1. Con la función SUMA

2. Fórmula Matricial

Supongamos que partimos del siguiente ejemplo:

Queremos proceder a sumar las cuatro matrices M1+M2+M3+M4. Utilizando el método más conocido simplemente nos situamos en la celda F24 y escribimos la fórmula (podemos utilizar la selección discontinua para seleccionar dichas celdas):

=SUMA(B3;B10;F3;F10)

Posteriormente copiamos esta fórmula hasta la celda H24 y finalmente la copiamos hacia abajo hasta la celda H28.

También podemos resolver esta suma utilizando fórmulas matriciales. Para ello nos situamos en la celda F17 y seleccionamos el rango F17:H21. Con el rango seleccionado escribimos la fórmula:

=B3:D7+B10:D14+F3:H7+F10:H14

y finalizamos pulsando (ya que se trata de entrada matricial) ctrl + shift + enter.

Alinear Números en Base a los Decimales

"Necesito alinear los números de diversas celdas en base a los decimales (tres en concreto) y no como los presenta por defecto excel ¿es posible?"

Por supuesto que es posible y de una manera bastante sencilla. Para resolver esta cuestión simplemente vamos a personalizar el formato de celdas. Partimos del ejemplo mostrado en la columna B de la siguiente figura y queremos conseguir lo que se muestra en la columna D:

Para ello seleccionamos las celdas a las que que queremos cambiar el formato, en nuestro ejemplo seleccionamos el rango B4:B6 y pulsando el botón derecho del ratón accedemos a Formato de Celdas. Dentro de la pestaña Número seleccionamos la Categoría Personalizada. En Tipo escribimos lo siguiente: 0,???

Tras pulsar Aceptar tendremos los números del rango seleccionado alineados en base a los decimales (mostrará 3 decimales ya que hemos utilizado 3 interrogantes).

Años, Meses y Días Transcurridos entre Fechas

"Necesito calcular los años, meses y días transcurridos desde una fecha concreta hasta hoy".

La solución es bastante sencilla utilizando, en términos de John Walkenbach, la función misteriosa de Excel, esto es, SIFECHA. Dicha función no aparece en la lista de funciones desplegables de la categoría Fecha y Hora. Tampoco aparece en el cuadro de diálogo Insertar Función, por lo que tendremos que introducirla manualmente ¿Por qué? Los caminos de Microsoft son inescrutables... Lo cierto es que se trata de una función muy útil que paso a describir:

=SiFECHA(Fecha_Inicial;Fecha_Final;Argumento_tiempo)

Los dos primeros argumentos no requieren explicación mientras que el tercer argumento se trata de un código que representa la unidad de tiempo que nos interesa. A saber:

"Y" Devolverá el número de años completos entre fecha inicial y fecha final.

"M" Devolverá el número de meses completos totales entre fecha inicial y fecha final.

"D" Devolverá el número de días totales entre fecha inicial y fecha final.

"YM" Devolverá los meses transcurridos entre las fechas y que no completen un año.

"MD" Devolverá los días del mes entre fechas que no completen un mes.

"YD" Devolverá los días entre fechas que no completen un año.

Partimos del siguiente ejemplo y entrada de datos:

Nos situamos en la celda C5 y escribimos la fórmula que calculará el número de años enteros transcurridos entre la fecha inicial y la fecha final:

=SIFECHA($C$2;$C$3;"Y")

Una vez hecho esto, y dado que hemos colocado referencias absolutas a la fecha inicial y a la fecha final, podemos copiar hacia abajo hasta la celda C7 y simplemente modificar después el tercer argumento en la fórmulas de C6 y C7. A saber:

En C6 =SIFECHA($C$2;$C$3;"YM") que nos devuelve el número de meses transcurridos entre las fechas y que no completan un año.

En C7 =SIFECHA($C$2;$C$3;"MD") que nos devuelve el número de días que no completan un mes.

Si queremos que aparezca el resultado completo en una sola celda entonces deberemos utilizar la función CONCATENAR (usaremos el operador &) para unir las distintas partes de la ecuación. En la celda B9 escribimos la siguiente fórmula:

A continuación puedes ver el resultado de aplicar las distintas opciones de argumento de tiempo en nuestro ejemplo:

% sobre Totales en Tablas Dinámicas

"He leído tu post titulado Campos Calculados en Tablas Dinámicas y me gustaría saber que debo hacer para calcular el peso de cada columna sobre el total general"

El ejemplo de partida de dicho post es la siguiente tabla dinámica:

Como se puede ver se trata de una tabla dinámica con el detalle por zonas de los ingresos, los costes directos y el margen bruto. Lo que queremos conseguir es que esta información nos la muestre como porcentajes sobre los totales de cada columna para ver "el peso" de cada zona sobre el total.

Si lo que queremos es simplemente sustituir las cifras por porcentajes la operación es muy sencilla. A saber:

Nos situamos en la celda B4 y pulsamos el botón derecho del ratón. Aparecerá el siguiente menú emergente, en el que seleccionamos la opción Configuración de campo:

En la ventana que se abre pulsamos el botón Opciones:

Abrimos Mostrar datos como y seleccionamos la opción % del total:

Pulsamos Aceptar y objetivo conseguido (obviamente tendremos que repetir la misma operación para las otras dos columnas):

Si lo que queremos es que aparezcan ambos datos (la cifra y el porcentaje que representa sobre el total) sólo tendremos que duplicar las tres columnas que tenemos (arrastrando los campos a la zona de datos de la tabla dinámica) y posteriormente seguir los pasos que acabamos de explicar. Vamos a verlo con la columna de Ingresos Zona:

Tabla inicial:

Campos de la tabla dinámica:

"Arrastramos" el campo Ingresos dentro de la tabla dinámica en la zona de Datos y soltamos. Aparecerá, al final de la tabla, nuevamente la suma de ingresos por zona:

Aplicamos en esta columna los pasos explicados para calcular el porcentaje sobre el total (podemos aprovechar para cambiar el nombre de este campo dentro del menú Configuración de campo/Nombre) :

Ya sólo nos queda colocar esta columna a la derecha de Ingresos Zona. Para ello nos situamos dentro de la columna que hemos denominado % Ingr/Total y pulsamos el botón derecho del ratón. Utilizamos la opción Ordenar:

El resultado será el esperado: