Personalizando Fórmulas con Validación de Datos

"He leído el anterior artículo y me gustaría saber si hay forma de limitar la entrada de datos, por medio de la validación de datos, para conseguir que no permita introducir un código en la celda si no cumple la siguientes reglas: a)que el número total de caracteres sea de siete; b) que los dos primeros caracteres sean dos letras y estén escritos en mayúscula; c) que los siguientes caracteres sean 5 números."

Lo que queremos conseguir requiere del uso de la herramienta Validación de Datos por un lado y del uso de unas cuantas funciones para garantizar que se cumplen todas las restricciones indicadas por nuestro lector. En concreto, las restricciones que debe contemplar la fórmula que realicemos son:

1. Que el número de caracteres totales introducidos ha de ser 7

2. Que los dos primeros caracteres han de ser texto

3. Que los dos primeros caracteres han de ser mayúsculas

4. Que los caracteres del 3 al 7 han de ser números

Supongamos que tenemos una zona de introducción de datos como la mostrada en la siguiente imagen:

Lo que debemos hacer es seleccionar el rango B4:B12 que es nuestra zona de entrada de datos. Vamos a la ficha Datos/Validación/Validación de Datos y seleccionamos Permitir Personalizada. En Fórmula escribimos la siguiente (es un poco larga):

=Y(LARGO(B4)=7;IGUAL(B4;MAYUSC(B4));ESERROR(VALOR(EXTRAE(B4;1;1)));

ESERROR(VALOR(EXTRAE(B4;2;1)));

ESERROR(VALOR(EXTRAE(B4;3;5)))=FALSO)=VERDADERO

Voy a explicar las distintas funciones y partes de la fórmula. Empezamos con la función Y. Esta función nos sirve para comprobar si se cumplen una serie de pruebas que vamos a realizar. En caso de que se cumplan todas las pruebas que realicemos el valor que nos devolverá esta función será VERDADERO y en caso contrario FALSO (precisamente por este motivo podemos utilizarla dentro de validación de datos como fórmula personalizada).

La primera prueba que realizamos es la de el número total de dígitos. Para ello hacemos uso de la función LARGO, que nos devuelve el número de caracteres existentes en una celda, y comprobamos si es igual a 7.

La segunda comprobación que realizamos es si los dos primeros caracteres son mayúsculas. Para ello utilizamos la función IGUAL y la función MAYUSC. La función IGUAL comprueba si dos cadenas de texto son idénticas o no diferenciando entre mayúsculas y minúsculas.

Ahora comprobamos si los dos primeros caracteres son letras. Para ello debemos extraer dichos 2 caracteres para analizarlos. Hacemos uso de la función EXTRAE. Al utilizar esta función excel considera como texto los caracteres extraídos. En caso de que se trate de números será sencillo convertirlos nuevamente haciendo uso de la función VALOR. Finalmente utilizo la función ESERROR para comprobar que si tras convertir los dos primeros caracteres a número me devuelve un mensaje de error sólo puede ser debido a que se trate de texto. La misma operación pero al revés, es decir, comprobando que el valor devuelto es FALSO, resolverá la última parte de la fórmula donde verifico que los últimos 5 dígitos son números.

Una vez introducida esta fórmula en la validación de datos ya puede comprobar que el funcionamiento es el deseado y que sólo nos permitirá introducir valores correctos. Cada vez que cometamos un error nos aparecerá el mensaje que definamos dentro de la validación de datos, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos: