sábado, 10 de abril de 2010

Proteger Celdas y Hojas en Excel


Vamos a ver cómo se pueden proteger celdas y hojas en excel.

1. Para proteger toda una hoja de un libro (archivo) de excel, sólo tenemos que ir directamente al menú Herramientas/Proteger/Proteger hoja:


Se abrirá la siguiente ventana:


Las opciones que vienen seleccionadas por defecto son "Seleccionar celdas bloqueadas", lo que nos permite situarnos en las celdas que protejamos pero no nos permitirá realizar ninguna modificación en ellas, y "seleccionar celdas desbloqueadas", que nos permitirá situarnos y modificar aquellas celdas que no protejamos. La lista de acciones que podemos realizar a pesar de que protejamos las celdas son, como se puede ver en la ventana de la imagen, muchas más (cambiar formato de celdas, de filas, de columnas, etcétera)..

2. Si deseamos introducir una contraseña para desactivar posteriormente la protección debemos escribirla en el recuadro "Contraseña para desproteger la hoja".

3. Pulsamos Aceptar tras seleccionar las opciones deseadas y ya está. Si a continuación intentamos escribir o borrar cualquier contenido de cualquier celda, excel no nos dejará y nos presentará un mensaje como el que sigue:




Cuando hacemos las cosas bien en excel, proteger celdas concretas es muy sencillo. Me refiero al uso del Modelo de Entrada-Salida de Datos. Para proteger celdas concretas de una hoja debemos seguir los siguientes pasos:

A) Seleccionamos las celdas que NO deseamos proteger, es decir, las entradas de datos.

B) Vamos al menú Formato/Celdas y seleccionamos la última pestaña de la ventana:


C) Desactivamos la opción Bloqueada y pulsamos Aceptar. Al volver a la hoja todavía no ha ocurrido nada. Si prueba a escribir en las celdas que, por ejemplo, contienen fórmulas verá que puede hacerlo sin problema.

D) Vamos al menú Herramientas/Proteger/Proteger hoja y pulsamos directamente Aceptar. A partir de este momento sólo podrá modificar las celdas de entradas de datos, mientras que sus fórmulas y resto de celdas vacías no podrán ser modificadas.

Sugerencia
En muchas ocasiones las entradas de datos son muy numerosas y se encuentran dispersas por distintas partes de la hoja. Seleccionar una a una podría ser un trabajo tedioso. Es el momento de usar el menú Edición/Ir a... y pulsar el botón, de la ventana que aparecerá, Especial. Excel nos presentará la siguiente ventana, donde debemos activar la opción Constantes (se refiere a las celdas con contenido pero sin fórmulas):


Al pulsar Aceptar excel habrá seleccionado todas nuestras celdas correspondientes a Entrada de Datos (y ya podríamos proceder desde el paso B para proteger celdas específicas).