Mandamiento 1: Modelo Entrada-Salida de Datos

El problema fundamental de una grandísima mayoría de usuarios de Excel es que comienzan mal desde el principio, con lo que el resultado final ya os lo podéis imaginar...

Sé que parece una sentencia un poco fuerte como entrante, pero os propongo que abramos apetito rápidamente para atacar al plato sin miramientos...

Tal y como prometí en "Búsqueda de elementos idénticos en distintas tablas", voy a dedicar, con vuestro permiso y espero que interés, varios artículos a explicar lo que, en mi opinión, son cuestiones fundamentales a la hora de ponerse a trabajar con la hoja de cálculo. El objetivo es muy sencillo: obtener el máximo rendimiento con el menor esfuerzo posible. Para alcanzar esta meta es necesario respetar algunas reglas que poco a poco intentaré desgranar. Probablemente -seguro- algunas de ellas ya las estaréis aplicando. Otras os parecerán evidentes o una pérdida innecesaria de tiempo (a éstas, por cierto, son a las que más temo...). En cualquier caso, voy a tratar de elaborar un pequeño manual de buenas prácticas de Excel que nos ayude a sacarle mucho más jugo a una de las herramientas más útiles que existen y, sin embargo, tan desaprovechada. Manos a la obra...

Primer Mandamiento: JAMÁS INTRODUCIRÉ DATOS EN LAS FÓRMULAS

Este es el primer mandamiento porque, en mi opinión, es el más importante de todos y uno de los menos respetados. En mis más de trece años de experiencia docente en las aulas del IE Business School he constatado que este "pecado mortal" lo cometen todo tipo de usuarios: los principiantes, los de nivel medio y los que piensan que son usuarios avanzados... Y lo más curioso de este pecado es que muy frecuentemente se cobija bajo el triste argumento "es que voy con prisas y no puedo perder el tiempo con virguerías innecesarias... Si eso, ya luego lo corrijo..." ¿Virguerías? ¿Innecesarias? ¿Luego lo corrijo? El principio del fin...

La clave de partida para el buen uso de la hoja de cálculo es utilizar el Modelo Entrada-Salida de Datos. Y dice así: Los datos deben estar separados de las fórmulas y las fórmulas de los datos. Nuestra hoja debe de estar planteada por un lado con una zona (o varias) donde tengamos los datos -valores- (cifras, porcentajes, nombres de productos, nombres de empleados, etcétera) y, por otro lado, con otra/s zona/s donde desarrollemos nuestras fórmulas que nos proporcionarán los resultados finales buscados. Dentro de estas fórmulas jamás debe aparecer un dato. Dicho dato deberá contemplarse en la zona de Entrada mientras que en las fórmulas haremos referencia a la celda donde se encuentre. A continuación propongo algunos ejemplos muy sencillos pero que creo que ilustran perfectamente lo que se debe y lo que no se debe hacer:

Evidentemente, los modelos que manejamos a diario son más complicados y/o extensos que estos sencillos casos ¡Razón de más para respetar este mandamiento hasta la exageración! Para que lo vea de una forma práctica plantéese las siguientes situaciones en nuestro segundo ejemplo:

1. He confundido la cifra de ventas del año cero y debo modificarla. Si ha respetado el primer mandamiento sólo tendrá que ir a la celda B10 y sustituir por la cifra correcta. Trabajo terminado en un par de segundos. Si ha introducido la cifra 1.850€ en una o varias celdas en las fórmulas ¿qué deberá hacer? Efectivamente, buscarlas y modificarlas una a una (y que no se le olvide ninguna...)

2. Quiero comprobar como afectaría al margen bruto del año 1 una reducción del CMV hasta el 55% sobre la cifra de ventas. Con el Modelo Entrada-Salida de Datos vamos a B12 y simplemente escribimos la nueva cifra (55%). Si por el contrario ha decidido, por aquello de no perder tiempo y todo ese rollo, escribir el 67% dentro de las fórmulas... mal asunto.

3. Quiero plantear distintos escenarios para mi estimación de ventas. Si lo ha hecho correctamente podrá utilizar de una manera tremendamente sencilla la herramienta Escenarios. En caso contrario, simplemente no podrá utilizarla y, probablemente, optará por empezar a insertar nuevas hojas; copiar y pegar el modelo; sustituir valores; etcétera (y esto no es perder el tiempo, claro...).

Y así podríamos seguir con infinidad de situaciones cotidianas que hacen que Excel, más que un amigo, se acabe convirtiendo en una pesadilla.

Este mal uso de la hoja de cálculo es absolutamente frecuente y lo he comprobado tanto en los modelos que me presentan mis alumnos como en muchos de los trabajos de consultoría que he realizado en diversas empresas. El resultado son horas y horas dedicadas a la búsqueda de errores; desconfianza en nuestros propios modelos (es muy típico encontrarse usuarios de Excel con una calculadora al lado para comprobar que los resultados están bien); tener que empezar desde cero nuevamente un modelo porque ya no sabemos ni lo que contempla ni lo que calcula ni cómo lo hace; etcétera. En resumen, horas y más horas innecesarias e ineficientes cuando la solución, como ha visto, es muy sencilla. Por favor, hacedme caso, cumplid con el primer mandamiento y seréis recompensados...