Evitar datos repetidos con Validación Datos Personalizado

Supongamos que tenemos una tabla en la que vamos introduciendo los datos relativos a las ventas producidas en cada delegación de nuestra compañía semanalmente. La primera columna hace referencia al código de la operación. Dicho código es único, es decir, no se puede repetir, y representa la delegación donde se ha producido la venta (dos primeros dígitos) y el número de factura (tres últimos dígitos). Queremos que si por error intentamos introducir un código repetido la hoja no nos lo permita y nos avise con un mensaje. También queremos que en la tercera columna de la tabla nos indique, tras introducir el código, a qué delegación pertenece la venta en cuestión. Para todas estas labores utilizaremos Formato Condicional, Validación de Datos y las funciones CONTAR.SI, SI, O, BUSCARV y IZQUIERDA.

Lo primero que buscamos es lo que puede ver en la siguiente imagen: que no nos permita introducir datos repetidos en el campo Código.

1. Seleccionamos el rango donde vayamos a introducir los datos, en nuestro caso A4:A20 y vamos al menú Datos/Validación de datos.

2. Seleccionamos Permitir/Personalizada y en el recuadro Fórmula escribimos:

=CONTAR.SI($A$4:$A$20;A4)=1

3. Antes de aceptar pulsamos la pestaña de mensaje de error y personalizamos el mensaje que queramos que aparezca si intentamos duplicar un registro. Una vez hecho pulsamos Aceptar.

Gracias a esta sencilla fórmula cada registro (A4, A5, A6...) es comparado con el rango $A$4:$A$20. Como establecemos la condición de que al contar cada registro debe ser igual a 1 si intentamos volver a introducir el mismo registro nos saldrá el mensaje de error que le hayamos indicado.

Por otro lado nos interesa que en C4 y siguientes filas nos indique automáticamente en qué delegación se ha realizado la venta (utilizaremos esta información más adelante para generar un informe resumen por delegación). Para ello elaboramos la tabla que se muestra en la figura en el rango E3:F9.

4. Seleccionamos el rango E4:F9 y le damos el nombre de ciudades.

5. Para resolver este problema además de la función BUSCARV necesitaremos otra función que nos permita extraer del código los dos primeros dígitos. Dicha función será IZQUIERDA. Si escribiéramos =IZQUIERDA(A4;2) obtendríamos los dos primeros caracteres de la celda A4, que es precisamente lo que necesitamos para realizar después la búsqueda en nuestra tabla de ciudades. Así pues, nos situamos en la celda C4 y escribimos la siguiente fórmula:

=BUSCARV(IZQUIERDA(A4;2);Ciudades;2;Falso) De esta manera obtendremos la ciudad a la que hace referencia el código. Si queremos mejorar nuestra fórmula para que sólo aparezca la ciudad en caso de que introduzcamos un código en la columna A y un importe en la columna B deberemos añadir dos funciones lógicas, a saber, SI y O:

=SI(O(A4="";B4="");"";BUSCARV(IZQUIERDA(A4;2);Ciudades;2;Falso))