Continuando con nuestro pequeño manual de buenas prácticas en Excel, hoy abordaré el "segundo mandamiento" de nuestra particular Biblia. Vaya por delante que la cuestión que trataremos no es tan tangible como muchas otras que nos ocuparán más adelante, pero espero que sepa darle la importancia que tiene que, créame, es mucha.
Segundo Mandamiento: ANTES DE TECLEAR ME DEDICARÉ A PENSAR
Evidente ¿no? Pues lo cierto es que este es el segundo pecado grave que cometen muchísimos usuarios de Excel. Antes de empezar a desarrollar cualquier modelo en una hoja de cálculo debemos emplear el tiempo que sea necesario para tener muy claro en dónde estamos y a dónde queremos llegar. En caso contrario, y teniendo en cuenta la ley de Murphy, acabaremos realizando el planteamiento menos flexible y que más nos complique la existencia cuando queramos sacar partido a nuestro modelo.
Muchos expertos recomiendan la técnica denominada 80/20, que significa dedicarle el 80% del tiempo a pensar y el 20% a "ejecutar". Sin ánimo de entrar en mayores discusiones y mucho menos de ofender a nadie (y menos a los expertos...) esta teoría me parece eso... una teoría. Cualquier profesional que utilice diariamente las hoja de cálculo sabe que, entre otras cosas, es muy difícil, por no decir imposible, estimar el tiempo que le llevará desarrollar un modelo y, en consecuencia, más difícil todavía calcular el 80%-20% de una cifra que desconozco (aun siendo un fenómeno con la hoja de cálculo). En cualquier caso, me gustaría que nos quedásemos con la idea de fondo implícita en esta teoría en el sentido de otorgarle verdadera importancia, tanto en calidad como en cantidad, al tiempo prestado para plantear lo que quiero hacer y a dónde quiero llegar. Sé que muchos pensaréis que ya os gustaría tener tiempo para pensar... pero si volvéis a leer esta última frase os daréis cuenta de que entonces algo no funciona...
Como siempre, permitidme que utilice un par de ejemplos muy sencillos pero que creo que ilustran de manera clara el problema del que estamos hablando (y recordad que si en lo sencillo ya se complica la cosa, cuando ésta sea compleja qué os voy a contar...).
a) Supongamos que deseamos realizar una estimación de la evolución de nuestras ventas en los próximos cuatro años. Partiendo de la cifra de ventas del año cero vamos a aplicar un porcentaje de crecimiento de ventas distinto para cada año. La salida de datos deseamos que sea en horizontal, es decir, el rótulo de "ventas estimadas" en fila y los rótulos de los años, con sus correspondientes cifras, en varias columnas:
Si me pongo a teclear inmediatamente, sin pensar siquiera un segundo, lo más normal es que plantee la entrada de datos de la siguiente forma:
Con este planteamiento enseguida advertiremos que necesitaremos plantear 5 fórmulas para obtener nuestra estimación cuando, en realidad, con 2 es más que suficiente. Puedo comprobarlo planteando esta otra entrada de datos:
b) Para el siguiente ejemplo vamos a recuperar la entrada de datos que planteamos en el artículo "Cálculo de cuotas hipotecarias y Buscar Objetivo", y que puede ver a continuación:
Fíjese que en esta Entrada de Datos contemplamos, entre otros, el concepto "Nº de Pagos al Año" ¿Por qué? Porque aunque la periodicidad de pago más habitual es la mensual (12 pagos al año) podría interesarnos calcular la cuota resultante para pagos bimestrales, trimestrales, semestrales o incluso anuales. Como hemos sido buenos "fieles", y cumplido por tanto con el segundo mandamiento, nos hemos anticipado y pensado previamente qué análisis o información podría requerir de este modelo. Y es por ello que realizar este tipo de cálculos sólo nos supondrá el "cansino" trabajo de modificar el número existente en la celda B5. Por desgracia (por no pararse a pensar un poco), en la mayoría de los casos los usuarios habrán planteado el modelo dividiendo y multiplicando (dependiendo del argumento en cuestión) por 12.
Saber de antemano todo lo que voy a necesitar de un modelo es imposible. Pero entre saberlo todo y dedicarle un tiempo razonable a plantearnos cuestiones tales como ¿qué información voy a necesitar? ¿Con que detalle? ¿Con que periodicidad? ¿Cuántas personas van a "manipular" este modelo? etcétera, hay una diferencia muy importante. Y créame que la experiencia demuestra que ese será un tiempo muy bien invertido y que le ahorrará muchos problemas y, por supuesto, tiempo. Y es que pensar, al final, no va a ser tan malo...
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