domingo, 6 de junio de 2010

Consolidar Informes


"Habitualmente recibo resúmenes de ventas trimestrales de más de 12 comerciales distintos ¿Existe alguna manera de que excel "junte" toda la información en una tabla sin que yo tenga que andar copiando/pegando?"

Sí, existe: la herramienta Consolidar. Partamos como siempre de un ejemplo. Supongamos que tenemos 4 comerciales, a saber, Carlos, Javier, José y Santiago, y que cada uno nos remite un archivo de excel donde indica su cifra de ventas por trimestres de los distintos productos que componen su cartera. En las siguientes imágenes vemos esta información:





Queremos consolidar toda esta información en un documento que denominaremos TOTALES. Para ello debemos seguir los siguientes pasos:

1. Desde el archivo TOTALES vamos al menú Datos/Consolidar. Aparecerá la siguiente ventana:


2. Elegimos la función que queremos utilizar en nuestra consolidación (Suma, Cuenta, Promedio, etc). En nuestro caso utilizaremos la SUMA.

3. En el apartado Referencia debemos seleccionar el primero de los rangos que nos interesa. Para ello pulsamos el icono con la flechita roja, nos vamos a la hoja llamada Ventas Carlos y seleccionamos el rango A6:E12 . En pantalla aparecerá la ruta completa:


4. Pulsamos Enter y veremos lo siguiente:


5. Pulsamos el botón Agregar. Una vez hecho esto la referencia aparecerá en el cuadro Todas las referencias.

6. Volvemos a pulsar el icono para seleccionar un nuevo rango en el campo Referencia. En esta ocasión nos dirigimos a la hoja llamada Ventas Javier y seleccionamos el rango A5:E8 . Al igual que en el caso anterior excel mostrará la ruta completa. Pulsamos Enter y después el botón Agregar. A estas alturas podremos ver en pantalla lo siguiente:


7. Repetimos los pasos anteriores para agregar las hojas de venta de José y de Santi:


8. Mantenemos marcadas las opciones de Usar rótulos en / Fila superior y Columna izquierda. Esto es debido a que tenemos rótulos en la fila superior (los trimestres) y rótulos en la columna izquierda (los productos). Finalmente decidimos si dejamos marcada la opción Crear vínculos con los datos de origen. Si quitamos la marca excel no guardará los vínculos y se limitará a realizar la consolidación "pegando valores". Por el contrario, si mantenemos marcada esta opción, excel generará un esquema con la información de dónde proviene cada dato y además mantendremos vinculada la hoja TOTALES con el resto de las hojas, de tal manera que si modificamos cualquier dato en dichas hojas (dentro de los rangos considerados para la consolidación) se actualizará automáticamente la hoja TOTALES. Pulse el botón Aceptar y el resultado obtenido será este:


Como puede comprobar excel ha generado un esquema con la información consolidada. Pulse el nivel 2 de información y obtendrá el máximo detalle:


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