Ordenar Automáticamente una Lista con Valores Repetidos

"Tengo una tabla con cifras de ventas de distintas zonas y me gustaría generar otra tabla idéntica que me ordenara automáticamente de mayor a menor dichas zonas en función de las ventas logradas".

Este problema lo resolvimos en el post Ordenar Automáticamente una Lista . Pero surgió una nueva cuestión:

¿Cómo resolvemos el orden cuando hay cifras de ventas repetidas? 

La solución es utilizar la función JERARQUIA para establecer un orden dentro de los valores repetidos, como sugiere Jorge Dunkelman en su artículo Función JERARQUIA en Excel. A saber:

 Lo primero es crear el nombre Zona para el rango B3:B14 y el nombre Ventas para el rango C3:C14. En la celda E3 escribimos la fórmula: =JERARQUIA(C3;ventas)  y copiamos hasta E14. De esta manera estamos estableciendo el orden que ocupa cada cifra de ventas. El problema es que hay cifras que se repiten y que debemos "reordenar":

Para ello nos situamos en la celda F3 y escribimos la siguiente fórmula:

=JERARQUIA(C3;Ventas)+CONTAR.SI($C$3:C3;C3)-1

El resultado de dicha es fórmula es el siguiente:

Utilizando la columna F (Jerarquia2) ya podemos aplicar nuestra solución del caso original y resolver el problema. Preparamos el siguiente cuadro (tal y como hicimos en el caso original):

Nos ponemos en la celda I3 y escribimos la siguiente fórmula:

=INDICE(Zona;COINCIDIR($H3;$F$3:$F$14;0))

Nos ponemos en la celda J3 y escribimos la siguiente fórmula:

=INDICE(Ventas;COINCIDIR($H3;$F$3:$F$14;0))

Finalmente seleccionamos el rango I3:J3 y copiamos hacia abajo hasta I14:J14 , y trabajo terminado:

Evitar Duplicados en Varias Columnas

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"Tengo una hoja en la que cada 4 columnas tengo que introducir los códigos de recibos (en total en tres columnas). Estos códigos no pueden repetirse y, en consecuencia, necesito que no permita introducir los códigos que ya se hayan introducido previamente".

Este problema es una derivada un poco más complicada del que ya traté en su día en el artículo "Evitar Datos Repetidos con Validación de Datos Personalizada". En dicho post veíamos como evitar introducir dos veces el mismo código pero dentro de una misma columna. En este nuevo caso, además de comprobar cada columna individualmente, debemos cotejar las distintas columnas entre si para cerciorarnos de que no estamos introduciendo datos repetidos.

 Partimos del siguiente ejemplo:

Y lo que queremos conseguir es que cuando introduzcamos un código que ya se haya utilizado, como se ve en la siguiente imagen, nos aparezca un mensaje de error que no nos permita utilizar dicho código:

Vamos a necesitar generar una matriz de comprobaciones para resolver este problema, matriz que situaré en el rango M2:R10. Antes de empezar a formular vamos a crear tres nombres. Para ello seleccionamos el rango discontinuo A1:A10 E1:E10 y I1:I10 y en la ficha Fórmulas pinchamos en Crear desde la selección. En la ventana que se abre seleccionamos Crear nombres a partir de los valores de la: Fila superior. De esta manera hemos creado los nombres Codigo1, Codigo2 y Codigo3 que se corresponden a cada una de las columnas de la entrada de datos.

Vamos a la celda M2 y escribimos la fórmula =CONTAR.SI(codigo1;A2)  y copiamos la fórmula hasta M10. De esta manera estamos contando cuántas veces está cada código introducido en la primera columna.

Hacemos lo mismo para el resto. Nos situamos en N2 y escribimos: =CONTAR.SI(codigo2;E2)  y copiamos hasta N10. Finalmente nos situamos en O2 y escribimos: =CONTAR.SI(codigo3;I2)  y copiamos hasta O10.

Procedemos ahora a comprobar si hay duplicados de unas columnas en otras. Para ello nos situamos en la celda P2 y escribimos la fórmula: =SI(ESERROR(BUSCARV(A2;codigo2;1;));0;1)   y la copiamos hasta la celda P10. Esta fórmula verifica si algún elemento de la primera columna se encuentra en la segunda columna. Si no se encuentra generará un error tipo N/A que lo convertimos en valor cero con el uso del condicional de la fórmula. En caso contrario, es decir, si está repetido, entonces el condicional le otorga un valor 1, como se puede ver al final de la fórmula.
Hacemos ahora la misma comprobación pero en la tercera columna. Nos situamos en Q2 y escribimos: =SI(ESERROR(BUSCARV(A2;codigo3;1;));0;1)   Finalmente comprobamos si hay valores repetidos de la columna 2 en la columna 3 con la siguiente fórmula en la celda R2: =SI(ESERROR(BUSCARV(E2;codigo3;1;));0;1)

El resultado obtenido es la siguiente matriz de comprobación:

Sólo nos queda analizar que resultados podemos permitir en esta matriz que garanticen que no se ha introducido el mismo código 2 veces:
En el caso de las columnas M, N, O los resultados permitidos serán cero o uno (cero en el caso de que todavía no hayamos introducido un código y uno en el caso de que lo hayamos introducido y no esté repetido (en cuyo caso sumaría 2).
En el caso de las columnas P, Q, R  el resultado permitido será cero, ya que si aparece un valor uno, por ejemplo, significará que hay una repetición de código de una columna en otra.

Seleccionamos el rango discontinuo A1:A10 E1:E10 y I1:I10 y vamos a la ficha Datos y pinchamos en Validación e datos. Dentro de la ventana que se abre elegimos Permitir Personalizada. En el recuadro Fórmula escribimos la fórmula que cumple con las condiciones analizadas, a saber:

=SUMAR.SI(M2:M10;">1")+SUMAR.SI(N2:N10;">1")+SUMAR.SI(O2:O10;">1")+
SUMA(P2:P10;Q2:Q10;R2:R10)=0

Y problema resuelto!

Generar Nombres Aleatorios sin Repetición

"Tengo una lista con 50 nombres de poblaciones y necesito generar una muestra aleatoria de 6 de ellas pero sin que se repita ningún nombre".

No hay problema. Partimos del siguiente ejemplo:

En el rango G3:G22 tenemos la lista de poblaciones (utilizaremos 20 en vez de 50). En el rango C3:C8 es donde finalmente aparecerán la muestra aleatoria de 6 ciudades sin repetición.

Empezamos seleccionando el rango F3:F22 y con el rango seleccionado escribimos la fórmula: =ALEATORIO()  y acabamos pulsando Ctrl + Enter. De esta manera, hemos generado 20 números aleatorios comprendidos entre 0 y 1. Con el rango seleccionado (F3:F22) nos situamos en el cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas) hacemos clic dentro y escribimos el nombre numaleatorio y pulsamos Enter.

Nos situamos ahora en la celda E3 y escribimos la siguiente fórmula:

=JERARQUIA(F3;numaleatorio)

De esta manera estamos otorgando un número (entero) de orden a cada uno de los números aleatorios, como se puede ver a continuación:

Seleccionamos el rango E3:G22 y vamos al cuadro de nombres y le asignamos el nombre (lo escribimos) Ciudades. Ya sólo nos queda situarnos en la celda C3 y escribir la siguiente fórmula:

=BUSCARV(B3;ciudades;3;)    y la copiamos hasta C8.

Puede probar a pulsar la tecla F9 y se generarán nuevas muestras sin repetición.

Suma Dependiente de Varios Criterios

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"Tengo un tabla con varios conceptos: zona; importe vendido; fecha de venta; etcétera. Necesito obtener una lista de registros únicos con la suma de ventas para cada uno de ellos poniéndole como condicionante extra que esté comprendido entre una fecha determinada y otra (que uno mismo pueda modificar en todo momento)."

Se puede solucionar por varias vías. La más sencilla es con Tablas Dinámicas pero también por medio de formulación haciendo uso de la función SUMAR.SI.CONJUNTO

Partimos del siguiente ejemplo:

Solución Con Tablas Dinámicas

Nos situamos en cualquier celda de la tabla del ejemplo y vamos a la ficha Insertar / Tabla dinámica. En la ventana que se abre le damos a aceptar  y estaremos en disposición de montar nuestra tabla dinámica. Como campo de fila ponemos Zona y como campo de columna ponemos Fecha. Finalmente como datos ponemos Unidades y el resultado obtenido será el siguiente:

Hacemos clic con el botón derecho del ratón encima de Fecha y seleccionamos Agrupar / Meses (si queremos ver otro desglose temporal haremos clic en otra opción como trimestral, semestral, etcétera):

Ya sólo nos quedaría filtrar el campo Fecha con la fecha inicial y final que nos interese:

Tras pulsar Aceptar obtendremos la información por zona y por mes para las fechas indicadas en el filtro:

Solución Con Fórmulas

Volviendo a nuestro ejemplo original, lo primero que vamos a hacer es Crear Nombres. Seleccionamos el rango B2:D26 y vamos a la ficha Fórmulas y seleccionamos Crear desde la selección. Se abrirá una ventana y marcamos Fila superior :

En nuestro cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas) aparecerán ahora los nombres creados, es decir, Zona, Fecha y Unidades, que utilizaremos a continuación en nuestra fórmula.

Generamos ahora una lista con los criterios que podremos utilizar; la zona de entrada de fechas y una lista de registros únicos, a saber:

Seleccionamos H3 y H4 y vamos a la ficha Datos y abrimos Validación de datos. Dentro de la ventana que se abre seleccionamos Permitir / Lista y en Origen marcamos el rango K2:K6 y pulsamos Aceptar. De esta manera tenemos ya listas desplegables en las celdas H3 y H4 con los criterios aplicables a las fechas. Introducimos las fechas deseadas en I3 e I4, por ejemplo el 1/1/2012 y el 1/6/2012. En H3 introducimos el criterio >= y en H4 el criterio <=. De esta manera le pediremos que nos muestre el detalle por zonas de las unidades vendidas entre dichas fechas:

Ahora vamos a aplicar la función SUMAR.SI.CONJUNTO para solucionar el problema. Esta función nace en la versión 2007 y lo que hace es sumar las celdas que cumplan con varios criterios. Su sintaxis es la siguiente:

SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1; [rango_criterios2; criterios2]; ...)

* Rango_suma: Argumento obligatorio. Una o más celdas para sumar, incluidos números o nombres, rangos o referencias de celda. Se omiten los valores en blanco o de texto.
* Rango_criterios1: Obligatorio. El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados.
* Criterios1: Obligatorio. Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán. Por ejemplo, los criterios se pueden expresar como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32".
* Rango_criterios2; criterios2; … Opcionales. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.

Nos situamos en la celda H8 y escribimos la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Unidades;Zona;G8;Fecha;$H$3&$I$3;Fecha;$H$4&$I$4)

Lo que le estamos pidiendo a excel con esta fórmula es que sume las unidades que dentro del rango zona (B3:B26) cumplan con el criterio G8 (en nuestro ejemplo La Coruña) y que además cumplan con los dos criterios de fecha indicados en la fórmula. Para evitar escribir datos dentro de la fórmula o en las celdas de fecha hemos utilizado & (CONCATENAR) para hacer más flexible el modelo. El resultado es el deseado:

Generar Aleatorios que Sumen una Cifra Objetivo

"Necesito generar números aleatorios que sumen una cifra concreta ¿Es esto posible?"

Por supuesto que es posible. La solución es muy sencilla y muy similar a la planteada en mi post "Asignar % Aleatorio que Sume 100%", pero como tengo varios mails con esta pregunta aquí va la solución.

Supongamos que queremos generar, por ejemplo, 10 números aleatorios cuya suma resulte 75. Partimos del siguiente ejemplo:

En el rango E3:E12 vamos a generar los 10 números aleatorios. Para ello seleccionamos dicho rango y con el rango seleccionado escribimos en la barra de fórmulas:

 =ALEATORIO()    y terminamos pulsando Ctrl + Enter.

Nos situamos ahora en C14 y escribimos: =SUMA(C3:C12)   que será la comprobación de que los 10 números suman nuestra suma objetivo (en este ejemplo debe sumar 75).

Finalmente nos situamos en la celda C3 y escribimos la fórmula:

=(E3/SUMA($E$3:$E$12))*$C$1

Copiamos esta fórmula desde C3 hasta C12 y problema resuelto. Podemos pulsar la tecla F9 y comprobar que se generan distintas combinaciones de números aleatorios de suma 75, como vemos en los siguientes ejemplos:

También podemos cambiar la suma objetivo en C1, por ejemplo a 83, y seguirá funcionando: