lunes, 6 de julio de 2009

Herramienta Subtotales



Hoy voy a explicar el uso de la Herramienta Subtotales, que puede encontrar en el menú Datos/Subtotales, y que le recomiendo comience a utilizar lo antes posible (si es que no la utiliza ya).
Supongamos que tenemos un listado con los nombres y apellidos de los empleados de una empresa; el departamento al que pertenecen; su sueldo bruto; etcétera:


Queremos saber cuál es el coste total de cada Departamento; cuál el promedio; y cuánto es el máximo y el mínimo que se gana en cada uno. Con la herramienta Subtotales no debería de llevarnos más de 30 segundos...

1. Vamos a clasificar la información a partir del campo Departamento. Lo primero que debemos hacer es ordenar este campo (de mayor a menor o de menor a mayor, da igual). Para ello nos situamos en D2 y pulsamos el icono Orden ascendente. El resultado será el siguiente:


2. Vamos al menú Datos/Subtotales.
3. Se abre una ventana en donde debemos indicar qué resultados queremos obtener y su clasificación:

Para cada cambio en: aquí seleccionamos el campo por el que queremos clasificar la información. En nuestro caso Departamento.
Usar función: Aquí debemos indicar la función que queremos aplicar. En nuestro caso empezaremos por la SUMA para hallar el coste total de cada departamento.
Agregar subtotal a: Aquí indicamos el campo al que aplicaremos la función. En nuestro caso será el bruto anual, ya que queremos que sume los distintos sueldos brutos de cada departamento.

4. Desactivamos la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. Esto lo hacemos para que cuando añadamos nuevos cálculos de subtotales no borre los anteriores. Pulsamos Aceptar. Obtendremos el resultado mostrado en la siguiente imagen:

Como puede comprobar excel habilita un esquema con la información solicitada. En la parte superior izquierda de la hoja encontrará los 3 niveles de esquema disponibles. El 1 corresponde al total general (mínimo desglose). El 2 corresponde al total general y a los totales parciales (por departamento). Y el 3 corresponde a toda la información y sus correspondientes subtotales (máximo desglose):

Si pulsa, por ejemplo, el nivel 2 la información se mostrará como sigue:

Fíjese que a la izquierda de la imagen tiene símbolos + que puede utilizar para personalizar el nivel de detalle.

5. Para obtener el resto de la información (promedio, máximo, mínimo) Sólo tiene que volver a entrar en Datos/Subtotales y sustituir Usar función SUMA por Usar función PROMEDIO. Lo mismo deberá hacer con la función MAX y MIN. Una vez hecho esto la información que le aparecerá en pantalla será la siguiente:


Para borrar todos los subtotales sólo tiene que entrar nuevamente en Datos/Subtotales y pulsar el botón Quitar todos.

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada