Promedio Acumulado Dinámico

"Tengo una tabla de ventas mensuales desde 2010. Cada mes introduzco la cifra correspondiente a dicho mes. Me gustaría calcular el promedio de ventas acumulados hasta el último mes del que haya introducido un dato y que me lo compare con el promedio acumulado al mismo mes de los años anteriores".

Para solucionar este caso vamos a utilizar las funciones PROMEDIO, DESREF y CONTAR. Partimos del siguiente ejemplo:

Lo que queremos conseguir es que en el rango O4:O6 nos aparezcan los promedios de ventas acumulados hasta agosto (ya que es el último mes introducido) de 2012, 2011 y 2010. En el momento que introduzcamos el dato correspondiente a las ventas de septiembre de 2012 que recalcule automáticamente el promedio acumulado hasta dicho mes para los 3 ejercicios.

Lo primero que debemos resolver es cuántos meses hemos ingresado. Para ello utilizaremos la función CONTAR. Si nos colocamos en la celda O4 y escribimos la fórmula: =CONTAR(B4:M4) el resultado será 8, ya que son las celdas con contenido (los datos de ventas de los 8 meses).

Para calcular el Promedio excel necesita un rango. En nuestro caso el rango será desde la celda B4 y hasta la última celda que tiene contenido. Con la función CONTAR hemos obtenido el número de celdas que debemos promediar. Haciendo uso ahora de la función DESREF solucionamos el problema. La fórmula definitiva en la celda O4 es:

=PROMEDIO(B4:DESREF(A4;;CONTAR($B$4:$M$4)))

Para terminar copiamos la fórmula en las celdas O5 y O6 y problema resuelto:

Resaltar Duplicados por Colores

"Necesitaría destacar con distintos colores los valores repetidos dentro de una lista".

Supongamos que partimos del siguiente ejemplo:

Lo que buscamos es que un determinado valor, por ejemplo el 9, que se repite en varias ocasiones, se coloree del mismo color en aquellas celdas en las que se repite. Para ello vamos a aplicar una solución bastante sencilla utilizando el Formato Condicional.

Para ello seleccionamos el rango B3:B18 y vamos a Formato Condicional / Resaltar reglas de celdas / Duplicar valores:

En la ventana que se abre elegimos Único y Formato personalizado (dentro de las dos listas desplegables que aparecen en la ventana). Finalmente elegimos rellenar con el color blanco y aceptamos. De esta manera lo que hemos hecho es que los valores únicos (los no duplicados) mantengan el fondo blanco en nuestra hoja.

A continuación, y manteniendo seleccionado el rango B3:B18, volvemos a Formato Condicional y abrimos la opción Escalas de color y elegimos, por ejemplo, la primera opción. El resultado será el mostrado en la siguiente imagen donde, como se puede observar, cada valor repetido tiene asignado un color determinado, lo que facilita su localización visual:

Ordenar Automáticamente una Lista

"Tengo una tabla con cifras de ventas de distintas zonas y me gustaría generar otra tabla idéntica que me ordenara automáticamente de mayor a menor dichas zonas en función de las ventas logradas".

Vamos a ello. Utilizaremos tres funciones, a saber: K.ESIMO.MAYOR, INDICE y COINCIDIR. Partimos del siguiente ejemplo:

Lo que queremos conseguir es que tras realizar las fórmulas necesarias obtengamos una copia de la lista original pero ordenada en base a la cifra de ventas:

Lo primero que vamos a hacer es crear nombres para los dos rangos que utilizaremos dentro de nuestras fórmulas. Para ello seleccionamos el rango B3:B13 y en el cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas) escribimos el nombre ZONA. Hacemos lo mismo con el rango C3:C13 y le damos el nombre VENTAS.

Nos situamos ahora en la celda G3 y escribimos la siguiente fórmula:

=K.ESIMO.MAYOR(ventas;E3)   y copiamos dicha fórmula hasta la celda G13.

La función K.ESIMO.MAYOR  devuelve el k-ésimo mayor valor de un conjunto de datos. En nuestro ejemplo el conjunto de datos es el rango VENTAS y al indicarle como segundo argumento de la función E3 le estamos pidiendo el primer valor mayor de dicho conjunto (y así sucesivamente en la celda G4, G5, etcétera). De esta manera obtenemos una lista ordenada de mayor a menor de las ventas. Ya sólo nos queda colocar a la izquierda la zona con la que se corresponden dichas ventas.

Nos situamos ahora en la celda F3 y escribimos la fórmula:

=INDICE(zona;COINCIDIR(G3;ventas;0))

La función COINCIDIR nos proporciona el número de fila en el que se encuentra cada cifra de ventas en la tabla original. Introduciendo este dato en la función INDICE como argumento de número de fila ya tenemos resuelto el problema de localizar la zona con la que se corresponde cada cifra de ventas.

Ahora, cada vez que modifiquemos alguna cifra en la tabla original la tabla de la derecha se reorganizará automáticamente. Puede comprobarlo escribiendo, por ejemplo, 400 en Galicia y 600 en Madrid. El resultado será esta otra tabla:

Contar Registros Únicos

"Tengo más de 1.000 registros (números) en una columna. Muchos de ellos están repetidos y lo que me gustaría es poder contar, con fórmulas, cuántos son únicos".

Esta es la pregunta de mi querido hermano Santi a quién, evidentemente, le dedico este post (que generoso soy...). Hay diversas soluciones. Una de ellas sería haciendo uso de los Filtros Avanzados, como ya describí en mi post "Copiar Registros Únicos". También podemos generar una Tabla Dinámica y aplicar la función CONTAR para ver el número de registros únicos. Pero buscamos una solución con fórmula (no con herramientas). Para ello vamos a utilizar las siguientes funciones: Y, CONTAR, CONTAR.SI y Fórmulas Matriciales. Partimos del siguiente ejemplo:

Lo que vamos a hacer en el rango C3:C20 es comprobar si cada uno de los valores que hay en el rango B3:B20 es único o no. Para ello vamos a utilizar una fórmula matricial que, como ya sabéis, se caracteriza porque al finalizar pulsamos Ctrl + Shift + Enter. Nos situamos en la celda C3 y escribimos:

=Y(B3<>$B$2:B2) y acabamos pulsando Ctrl+Shift+Enter, lo que convierte esta fórmula en:

{=Y(B3<>$B$2:B2)}   Copiamos C3 hasta C20.

En esta fórmula hay varias cuestiones importantes:

1. Al poner dólares (referencias absolutas) en el primer término del rango B2:B2, quedando como $B$2:B2 conseguimos que cuando copiemos esta fórmula hacia abajo el rango se vaya ampliando, ya que el origen se mantiene fijo ($B$2) mientras que el segundo término se va ampliando a B3, B4, etcétera.

2. Con la fórmula matricial conseguimos comparar una celda contra todas las que le "quedan por encima". Por ejemplo, en la celda C8 la fórmula que aparecerá será:

{=Y(B8<>$B$2:B7)}

Esta fórmula está comprobando si la celda B8 es distinta de B2, B3, B4, B5, B6 y B7. En el caso que esto sea cierto excel devolverá el resultado de VERDADERO (FALSO en el caso contrario) como se observa a continuación:

Una vez hemos conseguido diferenciar los registros únicos la solución es muy sencilla. Preparamos la siguiente salida de datos:

Escribimos las siguientes fórmulas:

En la celda F3, para contar los registros totales  =CONTAR(B3:B20)

En la celda F4, para contar los registros únicos  =CONTAR.SI(C3:C20;VERDADERO)

Como se puede ver, existen 18 registros en total pero sólo 9 son únicos, a saber: 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80 y 90.

He propuesto esta solución porque me parece razonablemente sencilla de comprender y desarrollar. Pero se podría solucionar con una única fórmula como propone JLD en su blog.  La fórmula sería: 

{=SUMA(1/CONTAR.SI(B3:B20;B3:B20))}

Por aquello de no apropiarme de lo que no es mío, puedes encontrar la explicación a esta fórmula en:
http://jldexcelsp.blogspot.com.es/2007/08/contar-valores-nicos-en-un-rango-de.html

Redondear en Excel

A menudo me preguntáis sobre las distintas opciones de redondeo que existen en Excel. En el siguiente post vamos a ver las diversas funciones existentes al respecto. En concreto vamos a utilizar las funciones REDONDEAR, REDONDEA.IMPAR, REDONDEA.PAR, REDONDEAR.MENOS, REDONDEAR.MAS, REDOND.MULT y TRUNCAR. Partimos del siguiente ejemplo:

REDONDEAR  

Sintaxis: REDONDEAR(número; núm_decimales)

Esta función redondea un número, en nuestro ejemplo los números existentes en el rango B5:B12, a un número de decimales especificado. Nos situamos en la celda C5 y escribimos la fórmula:

=REDONDEAR(B5;$C$2)

REDONDEA.IMPAR

Sintaxis: REDONDEA.IMPAR(número)

Redondea un número positivo hacia arriba y un número negativo hacia abajo hasta el próximo entero impar. Nos situamos en D5 y escribimos la siguiente fórmula:

=REDONDEA.IMPAR($B5)

REDONDEA.PAR
Sintaxis: REDONDEA.PAR(número)
Redondea un número positivo hacia arriba y un número negativo hacia abajo hasta el próximo entero par. Nos situamos en E5 y escribimos la siguiente fórmula:
=REDONDEA.PAR($B5)


En la imagen podemos observar el resultado de aplicar estas tres funciones:

REDONDEAR.MENOS

Sintaxis: REDONDEAR.MENOS(número; núm_decimales)

Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero. La función REDONDEAR.MENOS es similar a la función REDONDEAR, excepto que siempre redondea un número acercándolo a cero. Nos situamos en la celda F5 y escribimos la siguiente fórmula:

=REDONDEAR.MENOS($B5;F$2)

REDONDEAR.MAS
Sintaxis: REDONDEAR.MAS(número; núm_decimales)
Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero. La función REDONDEAR.MAS es similar a la función REDONDEAR, excepto que siempre redondea al número superior más próximo, alejándolo de cero. Nos situamos en la celda G5 y escribimos la siguiente fórmula:
=REDONDEAR.MAS($B5;G$2)

REDOND.MULT

Sintaxis: REDOND.MULT(número; múltiplo)

Redondea un número al múltiplo deseado. REDOND.MULT redondea hacia valores positivos, hacia arriba, si el residuo de dividir número entre múltiplo es mayor o igual a la mitad del valor de múltiplo. Nos situamos en la celda H5 y escribimos la siguiente fórmula:

=REDOND.MULT($B5;H$2)

TRUNCAR

Sintaxis: TRUNCAR(número; [núm_decimales])

Trunca un número a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho número. TRUNCAR y ENTERO son similares ya que ambos devuelven enteros. TRUNCAR suprime la parte fraccionaria del número. ENTERO redondea los números al entero menor más próximo, según el valor de la porción fraccionaria del número. ENTERO y TRUNCAR son diferentes solamente cuando se usan números negativos: TRUNCAR(-4,3) devuelve -4, pero ENTERO(-4,3) devuelve -5 porque -5 es el número entero menor más cercano.

Nos situamos en la celda I5 y escribimos la siguiente fórmula:

=TRUNCAR($B5;I$2)

En la imagen podemos observar el resultado de aplicar estas cuatro nuevas funciones: