domingo, 17 de mayo de 2009

"Trucos" para trabajar con Nombres de Rango


En muchos de los artículos publicados en este blog he insistido en la importancia de trabajar con nombres de rangos. Hoy veremos algunos trucos para trabajar con ellos (para ver cómo crearlos dispone de varios ejemplos que puede encontrar en Crear Nombres)

Ver los Rangos Definidos en una Hoja
Este primer truco es quizás el más desconocido. Se trata de utilizar el zoom de la barra de herramientas estándar para verlos. En la siguiente imagen puede ver dos tablas. La primera contiene las unidades vendidas en distintas tiendas a lo largo del año. La segunda es una lista con los nombres de los meses. Al rango C3:E14 le he dado el nombre Unidades. Al rango G3:G14 le he dado el nombre Meses.

Para ver los rangos que ha definido en esta hoja sólo tiene que cambiar el porcentaje del zoom,  que encontrará a la derecha de la barra de herramientas estándar, y ponerlo en una cifra inferior al 40%. Ponga el 39% y obtendrá lo siguiente:

Como puede comprobar, Excel nos muestra automáticamente los rangos definidos con sus nombres sobreimpresionados.

Lista de todos los Rangos Definidos en un Libro
Para obtener una lista de todos los rangos que ha definido en un libro de Excel sólo tiene que pulsar la tecla F3 y a continuación el botón Pegar Lista:

Excel pegará, a partir de la celda en la que se encuentre situado, una lista con los distintos nombres generados y la hojas y celdas a las que hagan referencia:
 

Crear Hipervínculos con los Nombres de Rango
En el punto anterior hemos visto cómo generar una lista con todos los nombres y direcciones de los rangos que tenemos en nuestro libro. Puede resultar útil el generar un hipervínculo, es decir, que al pulsar encima, por ejemplo, del nombre de cada rango nos lleve a éste. Para ello utilizaremos la función HIPERVINCULO que paso a explicar:.

La función HIPERVINCULO crea un acceso directo que abre un documento almacenado en un servidor de red o en Internet. Cuando haga clic en la celda que contenga la función HIPERVINCULO, Microsoft Excel abrirá el archivo almacenado en ubicación_del_vínculo. Veamos ahora la sintaxis de esta función:
HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)

* Ubicación_del_vínculo    es la ruta completa del archivo que se desea abrir y debe especificarse como texto (entre comillas). Ubicación_del_vínculo puede hacer referencia a un lugar en un documento , como por ejemplo una celda específica o un rango con nombre en una hoja de cálculo o libro de Microsoft Excel, o a un marcador en un documento de Microsoft Word, etcétera. Ubicación_del_vínculo puede ser una cadena de texto encerrada entre comillas o una celda que contiene el vínculo como cadena de texto.

* Nombre_descriptivo    es el texto o valor numérico mostrado en la celda. El nombre_descriptivo se muestra en azul y está subrayado. Si contenido_de_celda se pasa por alto, la celda muestra ubicación_del_vínculo como texto de salto. Nombre_descriptivo puede ser un valor, una cadena de texto, un nombre o una celda que contiene el texto o valor al que se salta.


Explicada la función la aplicamos a nuestro ejemplo. Antes de realizar la fórmula es necesario indicar que el nombre del archivo sobre el que estoy trabajando es TrucosRangos.

1.Nos situamos en E18 y escribimos:
=HIPERVINCULO("[TrucosRangos.xls]"&C18;B18)
Fíjese que he puesto el nombre del archivo entre corchetes (es como lo reconoce Excel) y entre comillas. Además he añadido la función CONCATENAR, en su versión &, para unir al nombre del archivo la dirección concreta a la que queremos que nos lleve el vínculo. Es decir:
"[TrucosRangos.xls]"&C18 es lo mismo que "[TrucosRangos.xls]Hoja1!$G$3:$G$14" que es la ruta completa del vínculo que queremos crear. Finalmente hemos añadido B18 de tal manera que el nombre en azul y subrayado que aparecerá en E18 es el que tengamos en B18, es decir, Meses (que es precisamente el nombre del rango al que queremos llegar).
2. Copiamos la fórmula de E18 y la pegamos en C18.


En este ejemplo sólo hemos creado dos rangos en una hoja. Si tiene muchos nombres de rango y en diversas hojas esta fórmula puede ser muy útil para su rápida localización. 

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