martes, 5 de mayo de 2009

Mandamiento 3: Normas Básicas de Desarrollo

En este artículo, el tercero del Manual de Buenas Prácticas de Excel, voy a proporcionar varios pequeños consejos que, si los respeta, le acabarán ahorrando mucho tiempo y disgustos con la hoja de cálculo.

Tercer Mandamiento: RESPETARÉ LAS NORMAS BÁSICAS DE "CIRCULACIÓN"

Una vez dedicado el tiempo necesario para pensar el modelo que vamos a desarrollar (véase Mandamiento 2), deberíamos tener más o menos claro cuál va a ser la estructura y distribución de la Entrada y Salida de Datos de dicho modelo (véase Mandamiento 1). Así las cosas, ha llegado el momento de ponerse manos a la obra. A partir de aquí es muy importante ser tremendamente ordenado y metódico y es también muy importante seguir lo que yo denomino las Normas Básicas de Circulación. Esto es, una serie de pequeñas normas que aparentemente no tienen mayor importancia pero, créame, la tienen y mucha...

1. Diferencie con colores las Entradas de las Salidas de Datos.- La importancia de separar perfectamente la Entrada de la Salida de Datos ya ha sido comentada en el primer mandamiento de nuestra pequeña Biblia. Una vez hecho esto le recomiendo que utilice algún código de colores que le ayude a identificarlas de manera sencilla e inmediata. De esta forma, el usuario, que en muchas ocasiones será más de uno, sabrá de forma intuitiva y clara qué celdas puede tocar y cuáles no. Por ejemplo, ponga Fuente de color azul y negrita para aquellas celdas que contengan DATOS (además puede destacar los rótulos de los datos con un color de fondo granate y texto en blanco o color de fondo naranja y texto en azul, etcétera). Mantenga el color de Fuente negro y sin relleno para las celdas que contengan fórmulas (los rótulos de éstas puede destacarlos con trama gris, por ejemplo).


2. Deje la decoración para el final.- Una práctica muy habitual entre los usuarios de hoja de cálculo es comenzar un nuevo modelo dedicándole una buena dosis de tiempo a "decorar la hoja", con tareas como cambiar alineaciones de las celdas; rellenar con esta gama de colores que tanto me gusta; un poco de negrita por aquí; otro poco de cursiva por allá; unas cuantas celdas combinadas; y, como no, un buen chorro de bordes para remarcar mis tablas y celdas importantes... NO pierda más el tiempo. Dedíquese primero a formular y cuando termine ya decorará su modelo. De esta manera no perderá el tiempo cuando tenga que copiar y pegar fórmulas, o insertar filas y/o columnas, y comience a arrastrar formatos no deseados, con lo que se verá obligado a borrarlos y rehacerlos o a ingeniárselas para que al realizar dicho pegado no copie los formatos.

3. No cambie la alineación inicial de las celdas.- Como es bien sabido, y para reforzar el punto anterior, Excel nos permite diferenciar rápidamente entre una entrada de texto y una valor con tan sólo observar dónde alinea la entrada. Si al introducir un dato lo alinea a la izquierda entonces sabremos automáticamente que se trata de un texto. Si lo alinea a la derecha entonces sabremos que se trata de un número. Este pequeño detalle puede parecer baladí, pero toda ayuda es poca para detectar posibles errores en nuestros modelos y, en consecuencia, perder el mínimo tiempo posible en su corrección. Por poner un ejemplo de un error muy frecuente, pruebe a introducir 4,45 y 4.45 en dos celdas diferentes y verá como las alinea de diferente manera:

4. Formule en minúsculas.- Otra "mini ayuda" de Excel, quizás menos conocida que la anterior, es que si escribimos los nombres de las funciones y/o celdas en minúsculas correctamente, al pulsar enter, tras terminar nuestra fórmula, convierte dicho nombre y referencias en mayúsculas. En caso de no hacerlo será porque hemos introducido mal el nombre de la función y/o de las celdas. Pruebe a introducir en cualquier celda la fórmula: =suma(f3:f8) y verá que tras pulsar enter Excel la transforma en =SUMA(F3:F8) Pruebe a escribir, por ejemplo, sumar(f3:f8) y verá que le devolverá el error #¿NOMBRE? y que mantendrá la función (sumar) en minúsculas.

5. Utilice Centrar en la selección en vez de Combinar celdas.- Esta es una práctica también muy extendida (la de utilizar Combinar celdas) y que desaconsejo terminantemente ya que genera, como sabrá el usuario que las utilice, muchos problemas posteriores. En vez de esta opción seleccione las celdas en las que quiere centrar un rótulo y vaya al menú Formato/Celdas/Alineación/Horizontal y seleccione Centrar en la selección. El aspecto final será exactamente el mismo:

Pruebe a realizarlo en una hoja y verá que con celdas combinadas, al hacer clic encima, Excel selecciona B2 y C2 como una única celda, mientras que al hacerlo con celdas centradas puede hacer clic en B4 y en C4 independientemente. Esta pequeña "tontería" le evitará el insufrible mensaje de "esta operación requiere que las celdas a combinar tengan el mismo tamaño..."

Negrita

6. Utilice Nombres de rango en vez de referencias.- Como habrá podido comprobar en muchos de los artículos de este blog, siempre que puedo utilizo Nombres de Rango en las fórmulas en vez de las celdas a las que hace referencia dicho rango. Esta práctica le permitirá, entre otras cosas:

a) Localizar rápidamente la ubicación de sus tablas: Si le da nombre a sus tablas sólo tendrá que abrir el Cuadro de Nombres (es el cuadro desplegable que se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas) y hacerle clic encima del nombre en cuestión y automáticamente le llevará a la hoja (dentro del libro) y zona donde se encuentre.

b) Hacer fórmulas más intuitivas e inteligibles: La comprensión de las fórmulas, especialmente cuando tienen un tamaño considerable, resulta más sencilla si utilizamos nombres de rango en vez de referencias de celdas. Esto permite también localizar posibles errores con más facilidad.

c) Aprovechar los nombres para optimizar la formulación: Puede ver numerosos ejemplos de este apartado consultando las funciones BUSCARV, COINCIDIR ó INDIRECTO (entre otras) en las etiquetas de este blog.

7. Compruebe cada fórmula que desarrolle nada más terminarla.- Esta es una norma en la que insisto constantemente a mis alumnos (que paciencia tienen conmigo...). Cada vez que realicemos una fórmula es importante que "perdamos el tiempo" en comprobar que funciona correctamente. Si esperamos al final para ver si las, por ejemplo, 60 fórmulas que componen mi modelo funcionan correctamente, ya le digo yo que va a ser que no... y entonces sí que puede suponernos un quebradero de cabeza muy considerable el detectar en dónde nos hemos equivocado (y si algo demuestra la experiencia es que, por mucho que se sepa de esto, equivocarnos nos equivocamos todos)

8. Minimice el uso el teclado.- Cuanto más teclee más probabilidad existirá de que se equivoque al formular. Un ejemplo muy tonto para que se entienda: la fórmula =A1+A2 le recomiendo que no la haga escribiendo A1 y A2 con el teclado. Mejor haga clic en A1 y en A2. Lo mismo al trabajar con rangos. Seleccione el rango en vez de escribir a mano, por ejemplo, A1:A20.

9. Mantenga estructuras uniformes en sus salidas de datos.- Esto le permitirá ahorrarse muchas fórmulas ya que las podrá copiar y pegar en vez de tener que desarrollarlas nuevamente. Un ejemplo típico es una cuenta de resultados:

Fíjese que en esta cuenta de resultados los subtotales: Margen Bruto, BAIT, BAT y Beneficio Neto, siguen la misma disposición: una cifra menos otra igual a un subtotal. Esto nos permitirá copiar la fórmula de B5, que es =B3-B4, y pegarla directamente en B7, B9 y B11. Con una fórmula resolvemos cuatro.

Si por el contrario se dedica a montar modelos aparentemente más vistosos (aunque el de la siguiente imagen no se puede decir que lo sea especialmente) y a dejar espacios por aquí y por allá para que, como he oído en ocasiones, "se vea todo más claro y más limpio" pues se verá obligado a formular más de lo necesario, ya que no podrá copiar y pegar como acabamos de hacer en el ejemplo anterior.


Finalmente me gustaría citar otra "Norma de Circulación" que desarrollaré en un artículo exclusivo, dada la elevada importancia que en mi opinión tiene. A saber: Utilice siempre que pueda Listas/Tablas (listas en versiones anteriores a Excel 2007 y Tablas en Excel 2007) para introducir datos y fórmulas en sus modelos. Esto le permitirá aplicar posteriormente todo el potencial de, por ejemplo, Tablas Dinámicas, funciones de Bases de Datos, etcétera. Pero esto, como hemos dicho, será objeto de otro artículo.

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