sábado, 23 de mayo de 2009

Modificando Datos desde los Gráficos



Aviso para navegantes: el contenido de este artículo es aplicable sólo en versiones anteriores a Excel 2007. Seguro que Microsoft tendrá una explicación pintoresca para explicar por qué han omitido está funcionalidad...

Cualquier usuario "respetable" de Excel sabe que cuando generamos un gráfico y posteriormente modificamos los datos de los que depende dicho gráfico éste se actualiza automáticamente. Pero pocos, muy pocos, usuarios saben que esta misma labor la podemos realizar directamente desde los gráficos. Dicho de otra forma: al igual que podemos modificar los datos de entrada de un modelo para ver qué resultado obtenemos, podemos realizar la misma tarea directamente desde los gráficos sin necesidad de modificar celda alguna. Supongamos que tenemos la siguiente cuenta de resultados provisional con el desarrollo de fórmulas que se muestra en la segunda figura (las celdas en naranja son las fórmulas que hay que crear y que se pueden copiar):



Realizamos ahora un gráfico de columnas en 2D del, por ejemplo, beneficio bruto:
Cursiva
El gráfico creado es un gráfico de "salida de datos", ya que el origen de sus datos son fórmulas que calculan el beneficio bruto estimado para cuatro años. A continuación vamos a crear dos gráficos de entrada de datos. Por un lado un gráfico que contemple el porcentaje de Incremento de Ventas y el porcentaje de Coste Directo y, por otro lado, otro gráfico que contemple las Ventas del Año1 y los Gastos Fijos :

(Realizamos dos gráficos de entrada de datos por no complicarlo innecesariamente teniendo que crear un gráfico en dos ejes, ya que manejamos cifras en euros y porcentajes)
Si ahora quisiéramos comprobar cómo quedaría el beneficio bruto si modificáramos, por ejemplo, los Gastos Fijos, el 95% de usuarios irían a la celda que contiene dicho dato (los Gastos Fijos) y procederían a cambiar la cifra. Pero debe saber que esto puede hacerlo directamente desde el gráfico de entrada de datos. Para ello sólo tiene que hacer lo siguiente:
1. Haga un clic encima de la columna de Gastos Fijos en el gráfico. Le aparecerá seleccionada la serie, es decir, tanto la columna de ventas como la de gastos fijos. Para seleccionar sólo la de Gastos Fijos vuelva a hacer otro clic encima de dicha columna. Quedará de la siguiente forma:

2. Ahora estire el rectángulo hacia arriba hasta alcanzar la cifra deseada que se irá mostrando en un pequeño recuadro amarillo. Pruebe con estirar hasta los 2.250€ y suelte:

Al soltar el gráfico del beneficio bruto se habrá actualizado automáticamente para los nuevos valores. 


Si vuelve a la hoja y comprueba la celda de entrada de datos correspondiente a los Gastos Fijos verá que también ha cambiado tomando el valor 2.250€.

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