viernes, 12 de junio de 2009

Automatizar Textos-Datos de un Informe



En numerosísimas ocasiones en nuestra labor diaria utilizamos informes, plantillas, formularios... que contienen textos que a su vez contienen datos que introducimos de forma manual cuando, en realidad, podríamos ahorrarnos dicha tarea rutinaria que no aporta gran valor (más bien aporta errores cuando nos olvidamos de actualizar correctamente dichos datos). Por ejemplo, es muy habitual tener que introducir la "caducidad" de una oferta comercial; o el nombre del responsable de dicha oferta; etcétera. Veámoslo con un ejemplo sencillo. Supongamos que tenemos el siguiente formulario que, toda vez cubierto, enviamos al cliente que nos ha solicitado el presupuesto.


Los círculos naranja destacan aquella información que debemos introducir (fecha validez oferta; comercial responsable de la oferta; y porcentaje de iva a aplicar) y que, en muchas ocasiones, introducimos a mano cada vez que preparamos una oferta. Para automatizar estas tareas debemos hacer lo siguiente:
1. Planteamos la entrada de datos que se muestra a continuación:


Cursiva

2. Nos situamos en C2 y escribimos, por ejemplo, 15, con lo que indicamos que la vigencia de la oferta será de 15 días a contar desde hoy (desde la fecha de emisión de la propuesta).
3. Nos ponemos en C3 y vamos al menú Datos/Validación datos y en Permitir seleccionamos Lista y en el cuadro Origen le indicamos el rango G3:G7, que es donde tenemos la lista de comerciales de la empresa. Pulsamos Aceptar.
4. En C4 introducimos 16%, que será el tipo de iva aplicable.
5. Nos situamos en C6 y escribimos la fórmula:
=HOY()
Esta función no tiene argumentos porque simplemente nos proporciona la fecha del día en curso (que será la fecha desde la que comenzaremos a contar la vigencia de la propuesta).

Concluidos estos pasos tendremos lo siguiente:


6. Nos situamos en B8 y escribimos:
="Este presupuesto tiene validez hasta el "&TEXTO(C6+C2;"dd/mm/aaaa")
Fíjese que el texto inicial, "Este presupuesto tiene validez hasta el ", está entre comillas. Esto es necesario porque vamos a concatenar más elementos a dicho texto. La segunda parte de la fórmula, &TEXTO(C6+C2;"dd/mm/aaaa") concatena al texto el cálculo de la suma de 15 días naturales respecto a la fecha en curso. Como ya comentamos en el artículo "Cálculos Simultáneos en una Celda", al utilizar la función CONCATENAR perdemos los formatos específicos y excel aplica el formato General. En este ejemplo, si no utilizáramos la función TEXTO, el resultado devuelto sería: Este presupuesto tiene validez hasta el 39991. Para dar el formato correcto a este número (39991), que es el número de serie correspondiente a la fecha 27/06/2009, introducimos la función TEXTO.
7. Nos situamos en la celda B9 y escribimos la fórmula:
="Comercial responsable: "&C3
8. Nos situamos en la celda D20 y escribimos:
="iva "&TEXTO(C4;"0%")
De esta manera si cambiamos el porcentaje de iva a aplicar en la celda C4 el texto de D20 se actualizará automáticamente.


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