miércoles, 7 de julio de 2010

Generar Agenda de Tareas (Gráficos Gantt)


Durante esta última semana he tenido varias consultas relativas a la generación de gráficos para el control de agendas de proyectos, o lo que es lo mismo, gráficos Gantt. Excel no presenta este tipo de gráficos por defecto pero resulta bastante sencillo conseguirlo siguiendo unos pasos...

Partimos del siguiente ejemplo donde podemos ver en la columna B la tarea; en la columna C la fecha de inicio de dicha tarea; y en la columna D la duración en días desde la fecha de inicio de cada tarea:


1. Seleccionamos el rango B2:D8 y procedemos a insertar gráfico tipo barras horizontales; subtipo barras apiladas:


2. Pulsamos directamente Finalizar. El gráfico obtenido será el siguiente:


3. Ya tenemos la base para empezar a trabajar... Lo que debemos hacer a continuación es un clic con el botón derecho del ratón sobre el eje de las Y (eje vertical) y seleccionar Formato de ejes...

4. En la pestaña Escala marcamos la opción Categorías en orden inverso. De esta manera excel colocará las tareas en el orden correcto (no como las presentaba en el gráfico anterior) y las fechas en la parte superior del gráfico. Hacemos clic encima de la leyenda y suprimimos:



5. Hacemos doble clic encima de la serie de datos de color azul, que se refiere a las fechas de inicio, y le quitamos el relleno y el borde:


6. Hacemos doble clic encima de las fechas que se encuentran en la parte superior del gráfico, para darles formato, y seleccionamos en la ventana que se abre la pestaña Escala. Excel no reconoce aquí los formatos de fecha, por lo que debe utilizar el formato general. Para hacer esto debe volver a la hoja y situarse, por ejemplo en la celda F3. En esta celda copie la fecha inicial de la primera tarea y vaya a Formato/Celda/Número y seleccione la opción General. Póngase en F4 y copie la fecha de inicio del último proyecto más el número de días de duración (en nuestro ejemplo la última fecha es el 7/8/2010 y la duración de esta última tarea es de 7 días, por lo que la fecha final será el 14/8/2010) y haga lo mismo que en el anterior caso. De esta manera obtendremos los números de serie que corresponden a estas dos fechas que nos interesan (en concreto el 40369 y el 40404 ¿Para qué? Pues volviendo a nuestra ventana de Formato de ejes en la pestaña Escala debemos escribir como Mínimo el 40369 (que es la fecha de inicio de la primera tarea) y como Máximo el 40404 (que es la fecha de finalización de la última tarea):


Y con algunas mejoras de formato (color de fuentes, color de lineas de división, etc) conseguimos un sencillo gráfico Gantt como el mostrado a continuación:


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